Le 15 avril, nous avons célébré la fête des Assistantes et Secrétaires, j’ai donc décidé de consacrer mon article de mois-ci à ce métier, qui est le mieux et que j’exerce avec beaucoup de passion.
En effet, l’assistante, de nos jours n’est plus une exécutante.
Notre métier évolue d’années en années et nous avons accès à des tâches de plus en plus intéressantes et enrichissantes.
Depuis quelques années, la clé de l’évolution de notre métier est la digitalisation.
Aujourd’hui, l’assistante doit se former constamment afin de pouvoir répondre avec optimisation aux besoins des entreprises.
Ainsi, l’assistante doit être capable de pouvoir gérer :
- Un blog voire un site internet
- Les réseaux sociaux sur lesquels l’entreprise est présente
- Les outils de programmation des réseaux sociaux
Les 7 qualités principales d’une assistante sont :
- La curiosité. En effet, elle doit être capable de collecter les informations nécessaires afin de pouvoir répondre aux besoins de l’entreprise. Il est important, pour une assistante, de se former constamment et de faire une veille sur les nouvelles technologies et logiciels afin d’être réactive quant à l’évolution rapide de ces outils.
- La polyvalence. Aujourd’hui, une assistante doit être capable de gérer aussi bien de l’administratif pur (rédaction de courrier, compte-rendu de réunion…) que de faire de la facturation, établir des tableaux de bords, faire de la relance d’impayés, ou de la gestion commerciale et parfois même avoir des connaissances en ressources humaines.
- L’adaptabilité. Elle doit être capable de s’adapter à toute situation.
- La gestion du stress. Elle doit souvent faire preuve de sang froid et de calme face aux demandes de ses supérieurs ou de ses clients.
- La confidentialité. C’est souvent elle qui reçoit toutes les informations provenant de l’extérieur comme au sein de la société, notamment les informations les plus confidentielles de l’entreprise. Elle doit donc être capable de ne pas divulguer ces informations.
- La discrétion
- L’organisation. Elle doit être capable de se poser et de savoir prioriser les missions à effectuer au cours de sa journée.
Enfin, je vous ai concocté une carte mentale ci-dessous regroupant les tâches possibles à confier à une assistante.
J’espère que cet article vous a plu.
N’hésitez pas à m’envoyer vos commentaires et vos impressions.
